Что такое КЭДО и почему это нужно всем
Все уже привыкли как резко меняется наша жизнь благодаря новым информационным технологиям. Нейросети пишут картины, роботы продают товары и отвечают в чатах, а старшее поколение людей уже уверенно пользуется видеосвязью. Мы хотим рассказать еще об одном изобретении, которое вскоре станет таким же привычным инструментом как электронная почта или MS Office. Речь пойдет о КЭДО (кадровый электронный документооборот). Использование электронного кадрового документооборота может принести много выгод для бизнеса. Мы составили ТОП 10 причин почему КЭДО это удобно и выгодно.
Эффективность и экономия времени
Электронный кадровый документооборот позволяет значительно сократить время на обработку и передачу документов. Вместо ручного ввода и передачи бумажных документов, все процессы выполняются электронно. Это означает, что сотрудники отдела кадров могут быстрее реагировать на запросы и выполнять свою работу более эффективно.
Снижение затрат на печать, хранение и отправку документов
Использование электронных документов позволяет избежать расходов на печать, а также сократить расходы на хранение и управление бумажными документами. Это особенно важно для компаний с большим количеством сотрудников, у которых кадровый документооборот может занимать значительные пространство и требовать значительных затрат. При проверке из контролирующих органов не возникает сложности предоставить инспектору нужный документ.
Улучшенная безопасность и контроль
Защита от потери или повреждения документов. Электронный кадровый документооборот позволяет более эффективно контролировать доступ к конфиденциальным данным и документам. КЭДО предоставляет возможности для установки различных уровней доступа и контроля, что позволяет предотвращать несанкционированный доступ к информации.
Улучшенная точность и надежность
Электронный кадровый документооборот позволяет снизить риск ошибок при обработке документов вручную. Автоматизированный электронный процесс может помочь предотвратить потерю или повреждение документов, а также сократить вероятность ошибок, связанных с человеческим фактором. Электронный документ не потеряется при отправке в отличие от бумажного документа, отправленного почтой.
Улучшенная отчетность и аналитика
Современные системы электронного кадрового документооборота позволяют генерировать различные отчеты и аналитические данные, которые помогают руководству более эффективно управлять персоналом. Это может включать в себя отчеты о затратах на персонал, данные по трудовым ресурсам, анализ производительности и другую информацию, необходимую для принятия взвешенных решений.
Улучшенная доступность и удобство
Электронный документооборот позволяет сотрудникам получать доступ к документам из любого места и в любое время, что способствует более эффективной работе в условиях удаленной работы и географического разделения команд. Не нужно бегать за сотрудником, чтобы подписать документ, а сотруднику не нужно тратить время на посещение отдела кадров. Документы остаются в личном кабинете сотрудника даже после увольнения, поэтому кадровику на придется тратить время на оформление дубликата. Легко выполнить поиск и фильтрацию по ключевым словам, что ускоряет процесс поиска и обработки.
Улучшение экологической устойчивости
Отказ от использования бумажных документов и переход к электронному документообороту помогает снизить экологическую нагрузку на нашу планету. Это сокращает вырубку лесов, используемых для производства бумаги, а также снижает выбросы парниковых газов и отходы, связанные с утилизацией бумажных документов.
Автоматизация процессов
Электронный документооборот позволяет автоматизировать множество рутинных задач, связанных с обработкой документов. Например, автоматическое определение адресатов, заполнение полей, генерация отчетов и уведомлений и т.д. Это значительно сокращает время, которое раньше тратилось на ручной ввод данных и повышает эффективность работы.
Быстрые процессы утверждения и подписания
В электронном документообороте можно использовать электронную подпись, которая позволяет сократить время на утверждение документов. Процессы подписания становятся быстрее и не требуют физического присутствия всех участников. Кроме того, автоматизация уведомлений и напоминаний также помогает в соблюдении сроков и ускоряет процессы.
Увеличение производительности и эффективности
Описанные ваше выгоды позволяют бизнесу существенно улучшить процессы управления персоналом и снизить затраты на кадры, что в конечном итоге приводит к повышению эффективности и прибыльности компании.
Важно понимать, что переход на ЭДО гораздо проще чем кажется благодаря бурному развитию отрасли в последние годы. Сейчас в РФ существует множество операторов ЭДО, которые зарекомендовали себя как надежные и функциональные сервисы, которые действительно помогают получить все описанные выше преимущества. Один из лучших подобных сервисов – КЭДО от компании Контур. Это сервис, который всегда находится в авангарде технологий, а богатый опыт компании позволяет внедрить КЭДО в бизнес любого размера и специфики. В конкурентной борьбе бизнеса 21-го века способен выжить только тот, кто внедряет и активно использует новые технологии, получая взамен снижение себестоимости и массу конкурентных преимуществ.
